Como deixo um PDF abaixo de 200 KB?

Conte as páginas primeiro. Menos de três, comprima e você quase certamente chegará lá. De três a oito, converta para tons de cinza antes de comprimir. Mais de umas dez páginas digitalizadas, extraia só as páginas que o formulário realmente pede — 20 KB por página é o piso em que texto digitalizado continua legível.

Dá para definir um tamanho exato, tipo 100 KB?

Nenhum compressor pode prometer um tamanho exato de saída, porque o resultado depende inteiramente do que está dentro do arquivo. O que você controla é o nível de compressão; o tamanho é a consequência. Na prática você comprime, confere o número e, se ainda estiver acima, tira uma página ou desce para tons de cinza.

Comprimir duas vezes deixa o arquivo pela metade?

Não. A segunda passada recodifica imagens já codificadas, então custa qualidade e devolve pouquíssimo tamanho. Se uma passada não resolveu, mude algo estrutural — tons de cinza, recorte, quantidade de páginas — em vez de repetir o mesmo passo.

O portal diz que meu arquivo é grande demais, mas meu computador diz que está tudo bem.

Veja se o limite está em KB ou em MB, e se o portal soma todos os anexos. Alguns também recusam arquivos acima de um limite de dimensão de página em vez de um limite de bytes, e nesse caso um documento digitalizado em A3 falha mesmo com o arquivo pequeno.

como reduzir pdf para 200 kb

Como deixar um PDF abaixo de um tamanho exato

"Deixe menor" e "coloque abaixo de 200 KB" não são o mesmo problema. O segundo tem um orçamento, e o orçamento se divide pelo número de páginas.

Comece pela conta, não pela ferramenta

Divida o limite pela quantidade de páginas. Esse é o seu orçamento por página, e ele diz na hora se isso é fácil, incômodo ou impossível.

Uma digitalização de duas páginas abaixo de 200 KB significa 100 KB por página — confortável, e continuará limpa. Dez páginas nos mesmos 200 KB significam 20 KB por página, o que dá para alcançar em tons de cinza, mas ficará borrado. Quarenta páginas abaixo de 200 KB significam 5 KB por página, e nenhuma compressão esperta leva uma digitalização legível até lá. Se você cair nesse último caso, a resposta não é um compressor melhor; é menos páginas ou outro arquivo.

A mesma conta explica um resultado que deixa as pessoas perplexas: comprimir um PDF só de texto que já tem 90 KB e receber 88 KB de volta. Nunca houve peso de imagem para remover. O arquivo já era quase inteiramente instruções.

Acima de 80 KB por página: Fácil. Uma passada de compressão, a qualidade quase não muda.
30–80 KB por página: Tranquilo. Converta para tons de cinza primeiro, se for digitalização, e depois comprima.
10–30 KB por página: Apertado. Tons de cinza são praticamente obrigatórios, e o texto ficará mais borrado.
Abaixo de 10 KB por página: Não é realisticamente alcançável para digitalizações. Divida o documento ou reenvie menos páginas.

A ordem que realmente funciona

Quase todo mundo vai direto para um compressor, recebe um número que ainda está acima e tenta o mesmo compressor de novo, mais forte. Rodar a compressão duas vezes custa principalmente qualidade sem comprar muito tamanho — a segunda passada está espremendo dado que já foi espremido.

Percorra as alavancas na ordem de quanto cada uma entrega por unidade de dano visível:

1. Corte as margens: A foto de uma página tirada com o celular geralmente inclui mesa, mão e sombra. Recortar até o papel pode remover um quarto dos pixels antes de qualquer recodificação.
2. Converta para tons de cinza: Uma digitalização de texto preto em papel branco não tem cor que valha guardar. Costuma tirar de 20% a 40%, e num documento de texto você terá dificuldade de ver a diferença.
3. Comprima: É daqui que sai o número grande em qualquer arquivo pesado em imagem — em geral de 50% a 90% numa digitalização feita com os ajustes padrão.
4. Tire páginas: Se o formulário quer um diploma e você digitalizou o histórico inteiro, extraia a página que pediram. Nada mais chega perto dessa eficiência.

Por que portais de governo e de concursos impõem esses limites

Os números não são arbitrários e não são negociáveis — vêm do armazenamento que o portal tinha em orçamento, muitas vezes anos atrás, multiplicado pelo número de candidatos. Um limite de 200 KB em dois milhões de inscrições dá 400 GB. É por isso que a caixa recusa o seu arquivo em vez de aceitá-lo e redimensioná-lo por você.

É também por isso que os limites se concentram onde se concentram: 20 KB e 50 KB para uma assinatura ou uma foto, 200 KB a 500 KB para um certificado, 1 MB a 2 MB para um documento completo. Se estão pedindo uma assinatura abaixo de 20 KB, estão pedindo uma imagem pequena em preto e branco, não um documento — redimensione antes de comprimir e ela caberá com folga.

Quando o arquivo não encolhe

Três casos explicam quase todos. O arquivo já é só texto, então não há nada com forma de imagem para remover. As imagens dentro dele já foram bem comprimidas por quem gerou o arquivo, então a segunda passada não tem mais o que tirar. Ou a quantidade de páginas simplesmente excede o orçamento, o que é aritmética e não um problema de compressão.

Duas coisas que nunca ajudam, por mais que sejam sugeridas: zipar o PDF, que economiza um ou dois por cento porque os fluxos lá dentro já são comprimidos, e renomear ou salvar o arquivo de novo, que não muda absolutamente nada.